Если по каким-либо причинам работодатель хочет изменить должность сотрудника, это должно быть оформлено официально. Кроме того, наименование должности является обязательным условием трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Кроме того, при нарушении данной процедуры работодатель может быть наказан штрафом за нарушение Трудового кодекса (ч. I КоАП РФ, ст. 5. 27). Если трудовая деятельность сотрудника не меняется, сразу скажем, что у нас предусмотрена процедура изменения должности в соответствии с Если меняется трудовая функция, то переименование должности обычно оформляется как смена.
Почему должность должна быть переименована?
Как формализовать название должности
Должность должна быть предусмотрена в штатном расписании организации. Поэтому первым шагом должно быть внесение изменений в таблицу персонала путем выдачи соответствующих команд на изменение должности в таблице персонала. Порядок наименования должностей должен определять соотношение старых и новых должностей, которые будут переименованы.
Если одновременно изменяется несколько наименований должностей, возможно, проще утвердить новую редакцию штатного расписания в соответствии с приказом руководителя организации.
Далее необходимо ознакомить работника с приказом об изменении наименования должности и получить его согласие на изменение наименования должности.
Если работник согласен на изменение наименования, необходимо заключить письменное дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении должности (ст. 57 ТК РФ). Такое соглашение может быть заключено в любое время и не требует предварительного уведомления об изменении наименования должности.
Затем регистрируется файл о переименовании должности.
Кроме того, необходимо заполнить подраздел 1.1 формы ЕФС-1 (приложение N 1 N 2281 к приказу по ЮФО от 17 ноября 2025 г.). В этом случае в графе 3 таблицы с реквизитами кадрового мероприятия проставляется код «перевод», а в графе 5 — новая должность.
Если работник не согласен на изменение фамилии, эту процедуру можно провести в соответствии со статьей 74 Трудового кодекса РФ, то есть предупредив его об этом письменно за два месяца. Кроме того, в этом случае можно говорить об изменении условий труда в организации.
Команда на переименование должности: образец
Ниже приведен пример команды для переименования должности в штатном расписании
Напишите команду на изменение названия должности в таблице персонала.
Если сотрудник согласен с измененным названием, необходимо внести изменения в таблицу персонала. Как правильно изменить название должности? Во-первых, отдайте команду открытого типа. Кроме того, поскольку штатное расписание организации утверждается генеральным директором приказом или распоряжением, руководитель оставляет за собой право вносить изменения в штатное расписание в том же документе.
Ниже приведен образец команды для переименования должностей в штатном расписании и ссылка для ее скачивания.
Образец приказа о переименовании должностей в штатном расписании
Дата изменения штатного расписания в связи с переименованием позиций с одинаковым набором дат:.
Подготовка дополнительных соглашений к трудовым договорам, внесение изменений в кадровые документы
После оформления согласия и приказа работника в трудовом договоре подписывается дополнительное соглашение. Это будет соглашение о смене фамилии. Один экземпляр документа остается у работника, второй — у работодателя.
Дополнительные соглашения к трудовым договорам нужно редактировать по обычной схеме. Внесите изменения и потребуйте подписи сторон.
HR-служба также должна внести изменения в информацию.
Кроме того, не забудьте внести изменения в свою бухгалтерскую программу.
Срочные изменения по НДС.
Статья в тему в журнале «Кадровое дело»: Уборка штатки: подсказки, как выполнить семь неотложных задач >>>
Алгоритм, когда должность изменяется по соглашению сторон
Шаг 1. Подпишите с работником дополнительное соглашение. Копию с подписью сотрудника оставьте в отделе кадров.
Шаг 2: Издайте приказ о переименовании должности. В этой же команде специалист по персоналу указывает, что необходимо изменить должность в штатном расписании.
Чтобы переименовать должность в таблице кадров
Шаг 3. Если вы храните эти документы для сотрудников, внесите информацию о переименовании должности сотрудника в их карточку и трудовую книжку.
Шаг 4. Отправьте измененные отчеты в ФМС по должности сотрудника. Имя сотрудника-энергетика в этих отчетах будет Transfer. Форма ЭФС-1 новая, но срок представления отчета по этому персоналу остался прежним — до 25-го числа месяца, следующего за отчетным (приказ ФИС № 2281 от 17. 11. 2025).
Образец ЭФС-1 о том, что изменилось наименование должности сотрудника.
Расположение изменений в штатном расписании: порядок действий сотрудников кадровых служб
Шаг № 1: Заключите с работником дополнительное соглашение к трудовому договору и внесите изменения в его должностную инструкцию. В большинстве случаев название должности изменяется по решению работодателя. Без согласия работника это возможно только при наличии организационных или технических причин, а также если трудовая функция специалиста остается прежней. Следует отметить, что изменение названия должности путем изменения трудовой функции уже является переводом. Об изменении должности необходимо предупредить в письменной форме не менее чем за два месяца.
Работодатель имеет право изменять наименование должности и определять должностные обязанности без изменения трудовой функции без согласия работника (статья 74 Трудового кодекса). Главное, чтобы работник был поставлен в известность за два месяца.
Шаг № 2. Напишите команду на изменение должности в штатном расписании. Поскольку стандартной формы не существует, команду нужно составить в любом формате. Укажите дату, место службы и любую другую стандартную информацию, а также полное название места службы, количество соответствующих штатных единиц и причину появления новой должности в штатном расписании.
Переименование должности в штатном расписании: образец приказа
Законодательство не требует уведомлять сотрудников об изменении подписи. Поэтому можно ограничиться простыми действиями. Отметьте переименование должности в таблице персонала в самом документе (в графе «Примечания») и подробно укажите команду, по которой изменено название.
Шаг 3. Перейдите к дальнейшим действиям из раздела «Как переименовать должность».
Изменение наименования должности без изменения трудовой функции сменой не является (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). Например, если должность «Помощник специалиста» переименовывается в «Молодой специалист по кадрам» в связи с оптимизацией штатного расписания, то это просто изменение названия. Обязанности и задачи работника остаются прежними. Однако если у сотрудника появляются новые обязанности, выходящие за рамки того, что он делал раньше, это уже изменение задачи.
Шаг № 4: Заполните трудовую книжку или информацию о трудовой деятельности в форме EFS-1. Зарегистрируйте перевод в недельный срок со дня перевода в трудовой книжке работника (п. 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 16. 04. 2003 г. № 225). В ЭФС-1 изменение наименования должности в связи с внесением изменений в штатное расписание отразите как событие эвакуации.
Обратите внимание, что должность не может быть исключена из штатного расписания, если она занята. Если при изменении названия работы изменяется должность, выполняется смена. Предыдущие единицы соглашения о группе персонала исключаются.