В процессе деятельности каждой организации возникает множество деловых документов, которые необходимо систематизировать и архивировать. Однако не все знают, как правильно сшивать документы. Существует ряд правил, которые необходимо соблюдать, чтобы документы были оформлены правильно.
Зачем нужно приводить документ в дурацкий вид?
Задаваясь вопросом, как правильно скрепить документ, вы можете задаться вопросом, нужно ли это делать. Конечно, может показаться, что сшивание — это не старомодный способ работы с документами. Однако сегодня это эффективный вариант правильной организации документов. К самому процессу нужно подходить очень ответственно и скрупулезно. Если документы будут использоваться только в вашем бизнесе, и если они все равно будут представлены, это уже другое дело. Многие структуры очень избирательно подходят к оформлению документов, возможно, поэтому плохо оформленные документы отказываются принимать.
Более того, некачественно оформленное дело может просто развалиться, что приведет к потере важной бумажной информации. По этой причине документы, состоящие из двух и более листов, следует складывать в стопку. Давайте подробнее рассмотрим, как правильно строгать документы.
Инструменты для работы
Чтобы сделать работу качественно и красиво, вам понадобятся такие инструменты, как иголки, нитки, шпажки, чистая белая бумага и канцелярский клей.
Способ обращения с документами имеет долгую историю и менялся на протяжении веков. Но и сегодня эта проблема актуальна даже в условиях современных технологий. Для сшивания можно использовать тонкие нитки или капроновые нити. Существует несколько вариантов сшивания документов. Документы можно сшивать в 3 отверстия или в 4. В этой статье рассмотрены оба способа.
Сшивание документов с 3 отверстиями
После того как все подготовительные этапы пройдены, можно переходить непосредственно к самому процессу. Получите пошаговое представление о том, как сшить документ с тремя отверстиями.
Бумаги должны быть сложены в стопку. На левом поле необходимо просверлить три отверстия. Это можно сделать с помощью шпажки или дуршлага. Отверстия должны быть просверлены в углублении на расстоянии 1,5 см от левого края. Углубление предназначено для чтения документа после сшивания. Чтобы сделать отверстия ровными, полезно использовать шило.
Все три отверстия должны находиться на одной линии. Расстояние между ними не должно превышать 3 дюймов. Центральное отверстие должно находиться в середине листа.
Пошаговая инструкция по сшиванию документа (фотографии приведены в статье) приведена ниже.
Второй способ сшивания
Вы можете сшить документ в 4 отверстия. Это очень просто. Вам нужно просверлить четыре отверстия по прямой линии.
Затем, начиная с первого отверстия, сшейте бумажные стежки вместе, оставив нитку на обратной стороне. Как и в первом случае, узел завязывается на пленке. Для обеспечения большей прочности рекомендуется прошить документ дважды.
Как сшивать налоговые документы?
Часто организации имеют свои требования к оформлению документов. Налоговые инспекции в этом отношении не являются исключением. Документы должны быть оформлены таким образом, чтобы не было причин отказать в их приеме.
Документ оснащен тремя ручками. Расстояние между отверстиями должно составлять 3 сантиметра. Документ сшивается капроновой нитью или бечевкой. Дело опечатывается: бумага размером 3 x 5 см упаковывается, края с нитками должны быть освобождены, ставится подпись и печать. Однако бухгалтерское состояние должно быть сшито в пять отверстий, а узел запечатан туалетной бумагой.