2. 7. 1. 1. Решения нормативного характера, а также решения по оперативным, организационным, персональным и иным вопросам деятельности Федерального агентства исполнительной власти оформляются приказами и распоряжениями.
Проекты приказов (распоряжений) готовятся и вносятся заместителем заместителя Министра на основании поручений или инициатив руководителя Федерального агентства исполнительной власти или его заместителя.
Проекты приказов по кадровым вопросам готовятся Управлением по работе с персоналом на основе соответствующих рекомендаций.
Ответственность за обеспечение качества подготовки проекта приказа (распоряжения) и согласование с заинтересованными сторонами несет начальник отдела, осуществляющего подготовку и внесение проекта приказа (распоряжения).
Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляет отдел кадров.
2. 7. 1. 2. Проект приказа (распоряжения) и приложения к нему подписываются исполнителем и ответственным заместителем, представившим проект, ответственным заместителем, чьи задачи и поручения определены планом, и руководителем организации. Отдел ДОУ и юридический отдел (подписание проекта нормативного правового акта). Возражения по проектам приказов (распоряжений), возникающие в процессе согласования, обобщаются в служебной записке, прилагаемой к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения, он перепечатывается и проходит повторное принципиальное согласование.
Проекты приказов (распоряжений), представляемые на подпись руководителю, подписываются заместителем руководителя в соответствии с распределением обязанностей.
2. 7. 1. 3. Проект приказа (распоряжения) печатается на бланке установленного образца и представляется на подпись вместе с заключением, содержащим краткое содержание приказа, обоснование его необходимости и при необходимости краткое изложение сведений, на которых он основан. Проект подготовлен и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.
Приказы нумеруются последовательно в календарном году, так как приказы по основной деятельности, личному составу и поручения нумеруются отдельно.
2. 7. 1. 4. Копия приказа (распоряжения) или дубликат заверяется печатью службы ДОУ и направляется адресату в соответствии с созданным и подписанным фондом списком рассылки. Копии также отправляются исполнителю и службе ДПУ.
2. 7. 1. 5. Команда (директива) должна иметь следующие условия.
Наименование федерального органа исполнительной власти.
Наименование вида документа — Приказ.
Дата и номер приказа. Дата оформляется словесной арифметикой, номер состоит из символа «н» и порядкового номера приказа.
Заголовок должен легко и точно отражать текстовое содержание приказа. Точки в конце заголовка не ставятся. Заголовки печатаются жирными буквами и располагаются через одну строку.
С утверждением Временной инструкции по делопроизводству.
В офисах Центрального аппарата Федеральной налоговой службы.
Заголовок документа, созданного с вертикальным расположением необходимых данных, располагается по центру.
Как правило, команды не имеют заголовков.
Текст отделяется от заголовка интервалом в две-три строки, печатается шрифтом размером n 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левому и правому порогам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1. 25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из двух частей: заявления (преамбулы) и постановляющей части.
В резолютивной части кратко излагаются цели и задачи, события и мероприятия, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться со слов «в целях», «во исполнение» и т. д. Если приказ был издан на основании другого документа, то в причинно-следственной части указывается название этого документа в общем сокращении, его автор, дата, номер и заголовок.
Преамбула плана приказа дополняется словом «приказываю», напечатанным через пробел.
Раздел приказа содержит список предполагаемых действий, причем каждое действие и срок исполнения подлежат исполнению. Оперативные части могут быть разделены на пункты и стихи, пронумерованные арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Структурные подразделения или конкретные сотрудники относятся к исполнителям. Последний абзац постановляющей части может содержать информацию о подразделении или работнике, ответственном за проверку исполнения приказа.
Если в приказ вносятся изменения, отменяется или дополняется ранее изданный документ или его положения, то один из пунктов в смежной части текста должен содержать ссылку на отмененный документ (пункт документа). из . Текст пункта должен начинаться со слов «признан утратившим силу. «.
Приказ не должен содержать пункт «Приказ должен быть принят к сведению . ‘. Службы (работники), приказы которых должны быть приняты к сведению, перечисляются в указателе распределения, составляемом исполнителем вместе с приказом.
Виза должна включать должность подписанта, личную подпись, расшифровку подписи и дату. Положение визы аналогично положению приказа (распоряжения) Президента Российской Федерации.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, личной подписи и расшифровки подписи (первоначально фамилии).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, а фамилия — от правой границы текстового поля.
Приказ (распоряжение) подписывает федеральный исполнительный секретарь.
Приложения к распоряжению подписываются руководителем структурного подразделения, созданного по плану. При наличии большого количества приложений приложения нумеруются. Подписание приказов, директив и внесение изменений в согласованный письменный план не допускается.
2. 7. 1. 6. Общие приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).
При подготовке совместных приказов:
Названия федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне,
наименование вида документа — приказ — располагается посередине,
совместный приказ имеет одну дату, соответствующую дате последующего подписания.
Регистрационный номер документа, подготовленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций, проставленных в вертикальной строке в порядке перечисления авторов в документе,
Подпись руководителя федерального органа исполнительной власти располагается на одном уровне под текстом.
Примеры оформления приказов и распоряжений приведены в приложениях N 5 — 7.
Что такое копия документа?
В соответствии со статьей 29 ГОСТ Р 51141-98 «Управление документацией и архивами организаций. Термины и определения», под копией понимается полное и тотальное воспроизведение документа, не имеющее юридической силы, всей или части информации и ее внешних функций оригинала документа. Кроме того, копия документа копируется необходимое количество раз как на черно-белых, так и на цветных принтерах для обеспечения точного воспроизведения оригинала документа. Помимо определения копии, существует также понятие «заверенная копия», то есть копия документа с приложением элементов, необходимых для придания ему юридической силы, в соответствии с установленными процедурами. Оба определения четко указывают на необходимость соблюдения процедуры удостоверения подлинности копии. В противном случае копия не будет соответствовать своему назначению.
Копии документов для сотрудников и страхователей
Копии документов могут выдаваться внутри организации. Сотрудникам, а также за пределами организации. Партнерам, контролирующим органам и т. д. Так, статья 62 действующего Трудового кодекса РФ предусматривает следующие правила В течение трех рабочих дней со дня письменного обращения работника работодатель обязан выдать ему копии следующих документов, связанных с работой выписки из трудовой книжки, копии приказов о приеме на работу, копии приказов о переводе или увольнении. Работодатель также обязан в течение трех дней предоставить работнику справку о заработной плате и справку о неуплаченных и фактически уплаченных взносах, например, на обязательное пенсионное страхование.
Список документов, которые должны быть предоставлены в течение трех дней после запроса работника, остается открытым. Это означает, что работники могут запросить копии других документов, которые, по их мнению, содержат информацию об их собственной трудовой деятельности у конкретного работодателя. Кроме того, на копии этих документов распространяются правила о соответствующих полномочиях и правила Закона о персональных данных. Таким образом, если документ, копия которого необходима работнику для решения вопроса, касающегося его прав и законных интересов, содержит персональные данные другого гражданина, должна быть выдана выписка, а не надлежащим образом заверенная копия этого документа. Далее.
Порядок выдачи и заверения копий документов, предоставляемых работодателями своим работникам, регулируется Указом Исполкома Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 года N 9779-X. В соответствии с вышеуказанными нормативными актами организация выдает следующие документы копии исходящих от них документов по запросам граждан только в случаях, когда это необходимо для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним лиц. Декрет устанавливает известное многим правило выдачи копий документов на бланке компаний, учреждений и организаций. Аналогичным образом, если запрашиваемый документ не может быть получен из непосредственного источника, работодатель может выдать копии документов других юридических лиц, находящихся в его распоряжении.
В этом случае, если требуемые документы были оформлены на бланке юридического лица, их содержание также будет продублировано в ксерокопии. Печать организации и подпись руководителя организации удостоверяют соответствие копии документа оригиналу. Конкретные требования к созданию копий документов в части проставления заверяющей подписи руководителя организации или уполномоченного им лица содержатся в ГОСТ Р 6. 30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов» устанавливает, что под требованием „подпись“ проставляется знак заверения „верна“ или „верная копия“, указывается должность лица, заверившего копию документа, и персональные данные. подпись и дата расшифровки и заверения подлинности. При заверении копий документов, необходимых для крупных контрагентов, применяются те же процедуры, что и выше.
Дубликаты или дублирующие документы.
Хотя дубликаты документов и заверенные копии очень похожи и часто взаимозаменяемы на практике, эти понятия не следует путать. Копия документа означает юридически действительное воспроизведение оригинала. Копия документа — это копия, сделанная с помощью принтера, ксерокса или печатной машинки.
Оттенки ксерокопий рабочих тетрадей
Когда речь идет о тонких различиях в проверке копии документа, необходимо обратить внимание на детали копии трудовой книжки. Поэтому при публикации копии трудовой книжки все листы должны быть заверены. При этом, если один из листов содержит два листа трудовой книжки, запись о заверении должна быть сделана дважды. Кроме того, действующее законодательство Российской Федерации предоставляет работодателям возможность направлять копии имеющихся у них документов (в том числе копии трудовых книжек) по запросам других юридических лиц и государственных органов, если это необходимо для решения соответствующих вопросов. Права и законные интересы граждан.
Копии документов, необходимых для проведения налоговых проверок
Статья 93 действующего Федерального налогового кодекса РФ устанавливает порядок истребования документов при проведении налоговой проверки. Как правило, заявление о представлении истребуемых документов или их копий подписывается и вручается непосредственно руководителю юридического лица, индивидуальному предпринимателю или уполномоченному представителю.
Другой вариант — передача запроса в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Однако если общий способ не работает, проверяющий орган вправе направить требование по почте заказным письмом с уведомлением, которое считается полученным налогоплательщиком по истечении шести дней со дня отправки. Организация должна представить в ФНС запрашиваемые документы как в бумажном, так и в электронном виде в течение 10 дней с момента получения требования налогового органа. По общему правилу, налогоплательщикам достаточно представить самостоятельно заверенные копии документов, запрашиваемых налоговыми органами. Должностные лица контролирующих органов не вправе требовать заверения копий документов налогоплательщика, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.
На этот факт обращает внимание Министерство финансов РФ в своем письме. В частности, в письме N 03-02-07/1-35 от 1 февраля 2010 года говорится, что копии документов (если они необходимы для проведения налоговой проверки) заверяются подписью руководителя, заместителя или иного уполномоченного лица и его уполномоченного лица. печатью организации, если иное не предусмотрено действующим законодательством. Однако в отдельном документе представитель Минфина России указал, что хотя копия каждого документа должна быть заверена таким образом, заверять пачки документов не рекомендуется (письмо Минфина России 02-07/1-374 от 24 октября 2011 г. N 03-).
Копии судебных документов.
В соответствии со статьей 71 действующего Гражданского процессуального кодекса РФ и статьей 75 Федерального арбитражного процессуального кодекса РФ письменные доказательства представляются в суд в виде подлинников или надлежащим образом заверенных копий. По мнению Высшего Арбитражного Суда РФ, к ним относится заверенная копия документа или подпись компетентного должностного лица эмитента соответствующего документа.
Таким образом, соблюдение вышеуказанных правил делает удостоверение подлинности документов простым и контролируемым процессом.
Когда необходимо выдать выписку из бланка заказа
Выписка — это документ, содержащий часть исходных данных, которыми можно поделиться. Или полный текст, если он относится только к самому сотруднику, запросившему информацию.
Часто выписки из приказов применяются самим сотрудником для подтверждения факта его работы в компании. Например, этот документ может потребоваться банку для получения кредита или государственным органам для получения социальных услуг. СЗВ-СТАЖ при назначении пенсии также применяется, если человек не указан в трудовой книжке или потерял ее.
Выписки из трудовой требуют и от внештатных сотрудников. Например, если работник хочет заполнить трудовую книжку по второму месту работы, он должен принести выписку из справки или приказ о приеме на работу по совместительству по основному месту работы.
Или наоборот, запросить выписку из приказа о предоставлении отпуска по основному месту работы, чтобы подтвердить свое право на отгулы не по основному месту работы. Совместителям разрешается работать одновременно в двух местах (ст. 286 ТК РФ).
Работник имеет право запрашивать документы, содержащие информацию не только из приказов по работе, но и из других документов, непосредственно связанных с его трудовой деятельностью, например, из кадровых комиссий, приказов по персоналу и даже трудовых книжек. В своем заявлении он указывает, какой именно документ ему нужен.
ВАЖНО: Компания не обязана выдавать выписки из локальных нормативных актов, приказов по основной и хозяйственной деятельности.
Если компания крупная, то данные из того или иного документа может запрашивать как отдел, так и структурное подразделение. Информация из внутренних приказов компании может быть затребована и третьими лицами, например, судом. При этом сам оригинал не может быть предоставлен. В этом случае также используется отрывок.
Запросить можно информацию из любого приказа: как из настоящего, так и из тех, что уже отправлены в дело. Отказать в выдаче этого документа невозможно. Это связано с тем, что право на его запрос закреплено на законодательном уровне. В течение трех дней с момента письменного обращения за выпиской компания обязана ее предоставить (ст. 62 ТК РФ).
Различия между приказом и копией приказа
Некоторые специалисты считают выписку из приказа (образец) и его копию одним и тем же. На самом деле это разные документы.
Копия содержит полный текст прототипа, а выписка может содержать как полный текст, так и его части. Копия может быть простой и не заверенной, в то время как отрывок всегда заверяется подписью человека или руководителя компании, ответственного за выпуск на основе доверенности.
Следует отметить, что оба документа юридически равнозначны. Однако нельзя предоставлять копию приказа по запросу, независимо от того, содержит ли он конфиденциальную информацию или нет, например, если приказ о начислении зарплаты, премии или бонусов создается для группы сотрудников и один из них просит предоставить ему копию.
В оригинале документа содержатся персональные данные другого коллеги, и предоставлять эту информацию сотруднику запрещено. Поэтому в таких случаях можно предоставить только одну выписку из приказа. В ней отражается имя и сумма денег, которую просят предоставить конкретного человека.
Выписку из приказа вместо копии целесообразно делать и в том случае, если оригинал документа большой, на многих листах и не вся информация является необходимой.
Как сделать выписку из приказа
Сотрудники не могут просто прийти в отдел кадров и попросить копию. Они выдаются только по запросу. Вы должны подать письменный запрос и указать в нем, на основании какого приказа или другого документа вы запрашиваете информацию и какова цель запроса. Мы подготовим необходимые документы в течение трех дней.
Как и в случае с поручениями ACH и основными видами деятельности, не существует строго определенной формулы подтверждения. Оно может быть написано от руки или напечатано на компьютере в свободной форме, на фирменном бланке организации или на чистом листе формата А4.
Фирменные бланки более полезны, так как изначально содержат информацию о компании. Многие организации разработали специальные стандарты. Если компания использует такую модель, она должна указать ее в своем LNA, например, в учетной политике.
Независимо от формата, обязательными элементами, которые должны быть включены в заявление, являются название компании, дата и место выпуска. Наконец, ставятся подписи сотрудников, задействованных в подготовке соответствующего документа.
Выписки из приказа должны быть заверены, в данном случае в соответствии с Указом № 9779-Х) Исполкома Верховного Совета СССР от 8 апреля 1983 года. После подписи следует слово «Верно», которое может быть написано от руки или заверено печатью.
В следующей строке указывается должность лица, заверяющего заявление. Это может быть менеджер, заместитель менеджера или другой временный менеджер с соответствующими полномочиями.
Ниже указывается дата заверения и место, где было сделано заявление. В большинстве случаев это то же агентство, управление или департамент, где был размещен оригинал заказа. В последней строке указано, что оригинал документа хранится во внутренней папке (указать название) (указать номер и год).
Хотя закон не требует от компаний вести журнал выданных выписок, многие делают это добровольно, чтобы обеспечить выполнение соответствующего заказа.
Обратите внимание! Если в соответствии с Федеральным законом № 2 от 08.02.1998 № 14-ФЗ и Федеральным законом № 2 от 26.12.1995 № 208-ФЗ у компании есть печать и ее использование предусмотрено уставом, то выписка должна иметь печать.
Создание пользовательской выписки: пошаговая инструкция
В проекте «Как создать выписку из приказа» следующий алгоритм может быть соблюден и понятен даже начинающим HR-специалистам.
Рекомендуется использовать фирменные бланки, но если их нет, следует указать необходимую информацию в заголовке документа. Это должно быть название компании, определенное законом. Нет необходимости указывать полный юридический адрес. Укажите название города.
Ниже текста укажите должность и фамилию сотрудника, подписавшего оригинал, но ставить собственноручную подпись в этом месте необязательно.
Кроме того, в конце укажите фразу о том, где хранится оригинал документа, из которого был сделан отрывок, с указанием даты утверждения и оттиска печати, если таковая имеется.
Выписки из документов: как сделать их правильно
Многим из нас регулярно приходится предоставлять информацию в различные организации. В таких случаях мы обычно полагаем, что у нас будет быстрая копия требуемого документа. Однако информация, содержащаяся в копии документа, может оказаться ненужной. Например, вам нужно подтвердить только факт работы сотрудника в вашей организации, но копия приказа содержит информацию о зарплате. Вы не имеете права предоставлять лишнюю информацию! В таких случаях могут помочь выдержки из документов.
Выписка из документа — это копия части документа, заверенная в установленном порядке [1].
Копия документа — это копия документа, полностью воспроизводящая информацию, содержащуюся в оригинале документа [2].
При изготовлении выписки соответствующие части документа должны быть выделены и воспроизведены на отдельном листе и заверены в соответствии с рекомендациями ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 [3]. Согласно п. 5. 26 данного документа, копия документа (выписка из документа) оформляется для проверки соответствия копии оригиналу документа, с целью заверения копии. Сигнал о заверении копии помещается под обязательной «подписью» и включает в себя.
Если копия выдается для передачи в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется указанием на место хранения документа, с которого сделана копия («Подлинник документа находится в (наименование организации)», номер дела). Для заверения копии может использоваться штамп.
Согласно п. 5 ст. 2 Федерального закона 14-ФЗ[4] и п. 7 ст. 2 208-ФЗ[5] Федерального закона, если организация имеет печать, указанную в уставе, подпись лица, заверяющего верность копии документа оригиналу, также должна быть скреплена этой печатью.
Выписка из документа может быть заверена от имени организации ее единоличным исполнительным органом или иным уполномоченным лицом. В этом случае правила ГОСТ Р 7. 0. 8-2013 и ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 не требуют, чтобы на заверенной выписке из документа было указано, что заверяющая запись сделана представителем организации. Как и реквизиты его доверенности.
Но это в теории. А что же на практике?
Выписки из приказов о приеме на работу и увольнении
Выписки из приказов о приеме на работу могут потребоваться в различные государственные органы, кредитные учреждения (банки для получения кредитов) и другие организации (например, выписка из приказа о приеме на работу требуется для совместителей). Выписка из приказа подтверждает факт трудоустройства конкретного человека в конкретной организации.
Казалось бы, проще выдать копию документа. Зачем все усложнять? В большинстве случаев именно так и поступают. Однако, как уже говорилось, принимающей организации не нужна информация, например, о зарплате сотрудника. Как и информация о других лицах, ведь приказы могут составляться не на одного человека (такую возможность косвенно подтверждает Постановление № 1[6], утвердившее унифицированную форму приказа о приеме на работу одного или нескольких сотрудников). .
Сразу отметим, что нормативные правовые акты не регламентируют, что именно должно быть включено в выписку из приказа. По общему правилу, выписка должна содержать следующие условия.
Согласно пунктам 1 и 5 Декрета 9779-X [7], копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций. Выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан, выдаются в порядке, установленном настоящим Указом.
Внизу копии ставится отметка о заверении.
Примеры выписок из приказов о приеме на работу и увольнении приведены в Примерах 1 и 2.
[1] ГОСТ Р 7. 0. 8-2013 «Стандартные системы для информационных, библиотечных и издательских предприятий. Управление файлами и деловая архивация. Термины и определения» (с. 26).
[3] Будущее — ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 «Стандартные системы для информационных, библиотечных и издательских предприятий. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
[4] Федеральный закон от 2 августа 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 2 июля 2021 г.).
[5] Федеральный закон № 208-ФЗ от 26 декабря 1995 г. «Об акционерных обществах» (с изменениями от 2 июля 2021 г.).
[6] Постановление Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 1 мая 2004 года №. 1 «Об утверждении унифицированной формы основных учетных документов по учету труда и его оплаты».
[7] Указ Верховного Совета СССР № 2 от 8 апреля 1983 г. 9779-Х «О порядке выдачи и заверения копий документов о правах граждан предприятиями, учреждениями и организациями» (редакция от 12 августа 2003 г.).
Н. В. Артюнькина, документалист, архивист.
Часть документов находится в открытом доступе. Полный текст можно прочитать в журнале «Секретарь-референт», выпуск 2. Январь 2022.