Штатное расписание — важный нормативный документ в организации. Он всегда определяет структуру отдела или всего предприятия, устанавливает должности, заработную плату и нормативы рабочего времени. Этот документ позволяет понять, стоит ли расширять штат или сокращать его. Каждый сотрудник знает, что к составлению штатного расписания нужно относиться серьезно.
Печатные материалы
Штатное расписание — это локальный нормативный акт организации. Менеджер по персоналу может использовать одну из двух форм.
Первая — это интегрированная форма Т-3, так как ее использует руководитель организации.
Вторая — собственная форма, в которой есть все необходимые условия «Первичек». Образец должен быть утвержден руководителем.
Важно: если используется форма Т-3, она должна быть заполнена полностью. Это значит, что сотрудники должны заполнить все графы с такими сведениями, как «накладные расходы» и «разнарядка».
Срок действия.
Для штатного расписания не существует определенного срока действия. После утверждения начальством в него просто вносятся изменения по мере необходимости.
Организация не обязана утверждать или изменять штатное расписание каждый год. Однако нет никаких ограничений или запретов, если они действительно хотят это сделать.
Правила.
Независимо от формы компании, штатное расписание должно соответствовать федеральным «бухгалтерским» законам. Это означает, что штатное расписание должно содержать всю необходимую информацию и Если документ разработан с учетом всех требований, ошибок в нем не будет.
Нужно ли готовить и утверждать штатное расписание в первый раз?
Как только компания подписывает первый трудовой договор. Даже если он один — теперь у компании есть вполне реальный штат. Если сотрудников еще нет, убедитесь, что они зарегистрированы в настоящий момент. Помните: кадровая комиссия не может утвердить кандидатуру «задним числом».
О чем следует помнить при заполнении анкеты?
Если вам необходимо сократить персонал при отсутствии работы, обратите внимание на дату утверждения штатного расписания. Она должна быть на два месяца раньше, чем дата введения в действие. Это значит, что если штатное расписание утверждено в апреле, то его действие начинается в июне. Эти два месяца необходимы уволенным работникам для того, чтобы начать поиск новой работы.
Важно: Если предприятие проводит массовые увольнения, администрация должна сообщить об этом в службу занятости. Работники должны получить специальные сертификаты.
Если на предприятии есть вакансии, необходимо ежемесячно менять панель управления персоналом или уведомлять службу занятости о наличии вакансий.
Как заполнять поля?
Важно, чтобы кадровая служба заполнила все поля без пропусков. Заголовки — Наименование, ОКПО и номер и дата команды на утверждение.
В первых двух колонках таблицы указываются названия структурных подразделений, отделов, служб и их номера. Важно обратить внимание на «опасных работников» и «льготников». Их целесообразно распределить, чтобы отделить друг от друга.
Отделы — перечень специализаций и должностей. Менеджер по персоналу не обязан переписывать названия из списка квалификаций. Они могут придумать свои собственные названия. Однако все должности должны быть написаны русскими буквами. Мерчендайзер — хорошо. Оператор колл-центра — нет.
Количество штатных единиц может быть фиксированным — 0. 25 уборщицы или 2. 75 бухгалтера — или процентным — 250 % ставки курьера. Эти цифры зависят от неполного рабочего дня, неполной рабочей недели и аналогичных условий труда.
Заработная плата (накладные) должна быть указана в процентах от полной занятости.
Далее необходимо указать льготы: участие в работе, услуги и другие дополнительные выплаты. Важно отразить название и размер льгот вместе с названием каждой должности в штатном расписании.
Важно: нельзя указывать разные льготы для разных сотрудников вместо штатных единиц. Это нарушает их права.
В колонке «Итого» в рублях указывается общая сумма фонда занятости. В примечании можно указать дополнительную информацию.
Кадровая панель готова к использованию. Она может быть выполнена в печатном виде с использованием реальной подписи или в электронном виде с сигналом ЭП.
Кто имеет право запрашивать кадровые таблицы?
В большинстве случаев кадровые таблицы требуются при проверке заработной платы. Это означает, что сотрудники отдела кадров должны предоставить документацию с запросом.