Далее следует заверенная копия трудовой книжки. Образец используется, когда источник включен или внесен в номенклатуру дел. Заверенную копию данного образца трудовой книжки можно бесплатно скачать по следующей ссылке
Правильная копия трудовой книжки без номенклатуры дел
Если оригинал документа не зарегистрирован в соответствии с номенклатурой дел, то правильная копия трудовой книжки будет выдана с несколько иным заверяющим штампом. Это по-другому указывает на местонахождение оригинала документа.
Как правило, местом нахождения документа в трудовой книжке каждого работающего специалиста является его ближайший текущий работодатель.
Копия трудовой книжки директора
Сложность и проблема заверения копий трудовой книжки директора заключается в том, что директор занимает двойственное положение, выступая одновременно и в качестве наемного работника, и в качестве единоличного исполнительного органа. Поэтому зачастую документы нотариально заверяет сам генеральный директор. По крайней мере, это не исключено Трудовым кодексом и не запрещено Инструкцией по делопроизводству и документообороту.
Если руководитель не имеет возможности заверять ксерокопии документов, он вправе передать эти полномочия лицу по своему выбору, предъявив надлежащим образом оформленную письменную доверенность. При необходимости документ должен быть подписан и заверен печатью соответствующего лица.
Копия по запросу налоговой инспекции
Общеизвестно, что в ходе налоговой проверки налоговая инспекция старается расследовать максимально возможное количество операций в рамках своей юрисдикции. В случае с персоналом в большинстве случаев проверяется, имеет ли человек связи с торговыми партнерами работодателя и выявляются ли взаимозависимости между ними. Это влияет на налоговую базу и, в конечном счете, на сумму налога, подлежащую уплате в бюджет. Поэтому налоговые органы запрашивают как персональные данные сотрудников, так и копии кадровых документов.
Ни одно юридическое, физическое или юридическое лицо не может отказать в предоставлении запрашиваемой информации. Поэтому, прежде чем передать копию трудовой книжки инспектору, необходимо побеспокоиться о правильной процедуре заверения, о которой говорилось выше по тексту.
Копии отказных документов
Если гражданин уже уволен, ему выдают все документы на руки. В этом случае работодатель не обязан хранить и обеспечивать сохранность скопированных листов и страниц.
Тем не менее, безопаснее и надежнее сделать это заранее, до окончания трудовых отношений — в большинстве случаев средства не противостоят проверяющему органу. Человек, а возможно, и в будущем, отправит его аудитору во время проверки. Это позволит избежать лишних проблем, разногласий и процедур.
Копия по запросу другого работодателя
Если поступил запрос от другого работодателя, необходимо запросить у владельца документа разрешение на предоставление отсканированных изображений, независимо от соотношения таких действий.
Копирование на конкурсах
То же самое относится к запросам информации от клиентов, подающих предложения. Важно получить согласие владельца документа в виде обычной письменной формы или в виде файла с электронной подписью.