Фондам было предоставлено пять рабочих дней на основании отчета, представленного в понедельник 15 мая 2017 года.
Первый рабочий день заканчивается во вторник 16 мая 2017 года, а последние пять рабочих дней заканчиваются в понедельник 22 мая 2017 года.
Таким образом, авансовый отчет должен быть представлен в Казначейство в течение трех рабочих дней со вторника по четверг (с 23 мая по 25 мая).
Предположим, деньги выданы на командировочные расходы.
Последний день командировки — пятница 19 мая.
Затем, в понедельник 22 мая, сотрудник возвращается на свое обычное место работы. Тогда авансовый платеж должен быть представлен в течение трех дней (с 23 по 25 мая).
Как бухгалтер готовит предварительный отчет
Ответственное лицо готовит один экземпляр предварительного отчета. Полезный вариант — подготовить простой и понятный образец предварительного отчета и передать его бухгалтеру, чтобы он не допустил ошибок.
Вы также можете дать бухгалтеру чистый бланк предварительного отчета на бумаге, который он может заполнить от руки. В качестве альтернативы можно подготовить и распечатать компьютерный отчет о предоплате. Если у бухгалтера есть электронная подпись, он может подписать электронный документ вместе с УЦ.
К отчету о предоплате бухгалтер прикладывает всю сопроводительную документацию (например, отгрузочные ведомости, чеки, билеты и документы). Чеки ККТ должны содержать QR-код (документ Казначейства от 3 мая 2021 года, номер 03-03-07/15819). Если электронный чек отправлен бухгалтеру по электронной почте, его нужно распечатать и приложить к авансовому отчету. Если бухгалтер оплатил расходы банковской картой, к авансовому отчету необходимо приложить выписку из банка, подтверждающую оплату.
На оборотной стороне авансового отчета бухгалтер должен заполнить графы 1-6.
Затем бухгалтер должен подписать оборотную сторону авансового отчета и заверить копию своей подписи.
Далее бухгалтер должен пронумеровать документы, приложенные к авансовому отчету, в том порядке, в котором они указаны в отчете. Это пригодится бухгалтеру для последующей проверки наличия и полноты документов, приложенных к предварительному отчету.
После сдачи авансового отчета в бухгалтерию бухгалтер должен предоставить справку, подтверждающую принятие авансового отчета к аудиту (вырезанную часть авансового отчета).
Обратите внимание, что традиционно авансовые отчеты используются, когда человек получает аванс и должен отчитаться за потраченные деньги. Однако если человек сначала приобретает что-то для организации на свои средства, а потом просит вернуть (ст. 164 ТК РФ), авансовый отчет составлять не нужно. Ответственное лицо может составить заявление о возмещении расходов и приложить к нему документы, подтверждающие расходы (см. типовую форму заявления). Однако на практике в этом случае все же удобнее использовать предварительный отчет для отражения расходов.
Обязанности бухгалтера по отношению к должнику
Если у компании возникает ряд вопросов, связанных с командировочными расходами, то обычный бухгалтер-финансист, имеющий опыт учета запасов («инвентаризации») и ввода заказов, становится еще более гибким специалистом. После подписания новой должностной инструкции в его обязанности будет входить не только.
О других обязанностях бухгалтера в новой должности подробно рассказано в следующей статье.
Передавая бухгалтерию клиента на аутсорсинг, мы уже много лет уделяем особое внимание отделу подготовки отчетности, поскольку здесь существует множество специфических для компании деталей.
Если бухгалтер не оформляет наличные платежи (расходы по карте) в предварительном отчете, за основу могут быть взяты обязательства нашего бухгалтера. В частности, клиенты доверяют нам следующие функции.
Конкретный перечень возможных обязанностей бухгалтера (предпрофессиональный отчет) приведен в образце должностной инструкции ниже.
Несет ли бухгалтер ответственность?
Часть пре-отчета, выполняемая бухгалтером, очень ответственна. Она важна как для контроля денежных средств, так и для учета фактически понесенных затрат и правильного расчета налогов. Важно, чтобы все компании контролировали такие расчеты.
Например, если бухгалтер проводит финансовые расчеты по предотчету, например, по командировочным расходам, с ним может быть заключен договор о полной материальной ответственности. Однако такой договор может быть заключен только с использованием типовых форм. Это говорит о том, что ответственность основана исключительно на «выделенном имуществе», то есть на денежных границах.
Возмещение убытков, причиненных компании, может быть проблематичным, если налоговые проблемы возникнут в результате бухгалтерских ошибок. Компании, которые уже понесли такие убытки или осознают их высокую вероятность, обычно прибегают к внешним поручениям.
Например, компания гарантирует свою профессиональную ответственность. В отличие от других компаний, мы готовы возместить нашим клиентам убытки, которые теоретически могли бы возникнуть вне поля страховых случаев, если бы не наши собственные ошибки. Кроме того, мы готовы возместить убытки компаниям, которые перестают быть нашими клиентами. Это возможно в течение трех лет с момента расторжения договора, если, например, он привел к некорректному отчету.
Подпишитесь на обновления нашего блога!
Правила подготовки экспозиции ответственными лицами
В отчете должна быть указана сумма, полученная экспертом, и фактические расходы. К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие расходы. Бухгалтер должен вернуть остаток капитала. В противном случае необходимая сумма будет вычтена из зарплаты.
Ответственное лицо заполняет копию отчета. Специалист прилагает всю документацию, подтверждающую расходы, например, чеки, накладные, статус работы и т. д. Реквизиты, выдаваемые банкоматом, должны содержать QR-код. Электронный чек также должен быть распечатан и приложен к отчету.
Если специалист оплатил расходы с помощью банковской карты, к отчету о внесении средств также должна быть приложена банковская клиринговая ведомость.
Отчеты должны заполнить графы с 1 по 6. Это список перечисленных в них документов и потраченная сумма. Важно подписать документ и приложить копию своей подписи.
Документы должны быть учтены, как указано в отчете. После того как бухгалтерия примет предварительный отчет, необходимо выдать расписку о получении документов для проверки.
График подготовки
Срок, за который ответственное лицо должно подготовить аванс, утверждается руководством компании. При этом срок подготовки отчетов по командировкам не может превышать трех рабочих дней после возвращения из поездки. В течение этих же дней бухгалтер должен вернуть не потраченную сумму.
Руководство компании также утверждает срок проверки отчета бухгалтера и окончательный расчет с ним.
Утверждение.
После того как бухгалтер проверил отчет, исправил все ошибки и сверил документацию, он передается на утверждение директору. Сроки для этого также устанавливает директор. В шапке документа он указывает общую сумму, дату утверждения документа, свою должность, подпись и расшифровку.
После этого отчет принимается к использованию казначеем.
Расчеты с бухгалтером
Если специалист не израсходовал все выданные ему деньги, он сдает остаток в фонд по приходному кассовому ордеру. Деньги также могут быть возвращены. В этом случае в назначении платежа должно быть четко указано «возврат бухгалтера».
Если же специалисту пришлось потратить даже собственные деньги, недостающую сумму следует отдать по приходному кассовому ордеру или перевести на карту.
График окончательного расчета с бухгалтером определяет руководитель.
После возврата незаконно потраченных средств в фонд, а также перерасхода средств лицу, сдающему отчет, публикуется примечание к отчету.