Опять же, помните о правилах. Начальник всегда прав (особенно если начальник — глава компании) и может отстоять свои права. Подчиненные в организации — это не беспомощные войска. Даже генеральные директора — не тупик. В конце концов, есть трудовая инспекция и, в конечном счете, суд.
Одним из способов защиты является меморандум на имя непосредственного руководителя. Единого формата для меморандумов непосредственному руководителю не существует. Чтобы найти «шаблон», нужно искать локальные инструкции для конкретной компании.
Тем не менее, составление документа требует соблюдения универсальных правил написания отчетов.
Как же сделать так, чтобы ваши заметки были написаны именно для вашего руководителя? Для этого нужно запомнить следующие клише для успешного письма.
Данные получателя и название компании указаны в правом верхнем углу. Слева — название участка, на котором произошел инцидент. По центру пишется название документа — справка, регистрационный номер. Далее следует текст письма. Должна быть четко указана должность человека, его фамилия и инициалы.
Важно! Мало кто предпочитает начальника, но в целом это избирательно и в какой-то степени обидно — его обязанность. Поэтому докладные записки следует писать только в случаях явно профессионального и антиконцептуального поведения человека.
Например, докладную следует составлять, если нет оснований указывать на такие вещи, как
ЗАО «Подольский филиал „Осирис“ Алексеев Алексей Алексеевич Директор по работе с клиентами отдела Сидоров И. П.
Директор по работе с клиентами Петров Петр Петрович подходит к своей работе и сообщает, что ставить под угрозу работу всего отдела — это профессионально и неэтично. При обучении новых сотрудников Петров П. П. настаивает на использовании обмана и давления на клиентов, мотивируя это тем, что ему нужны высокие результаты, что прямо запрещено этическим кодексом менеджеров по продажам ЗАО «Осирис». Когда один из сотрудников (нанятый в команду в апреле 2017 года) отказался сделать это немедленно, Петров П. П. обнаружил, что он покинул других членов команды, что подтверждается видеозаписью, на которой он нецензурно выражается. Таким образом, налицо немедленный светлый эмпт против непрофессионального подхода и деловой этики.
Пожалуйста, распорядитесь, чтобы Петрова П. П. проверили его соответствие занимаемой должности и принять к нему дисциплинарные меры.
Старший директор департамента по связям с общественностью Сидоров Иван Павлович (подпись).
Обратитесь в секретариат (убедитесь, что вы приняты и зарегистрированы в журнале — для этого заведите специальный журнал), либо отправьте документ в электронном виде в обычной печатной форме. Они перечислены в разделе «он-лайн темы». Желательно сохранить копию отправленного письма.
Многие спрашивают, является ли отчет анонимным — ведь после «пикового» вмешательства и получения нагоняя от непосредственного начальника вы можете успокоиться, но будущее своей работы в компании не перенесете. Конечно, можно, но на практике это бессмысленно — вероятность того, что подобные обращения генерального директора останутся без внимания, составляет почти 100 %.
Вы должны получить ответ на свой запрос в течение двух дней.
Существует также множество других видов меморандумов. Читайте далее, чтобы узнать, что такое меморандум, как писать внешние и внутренние меморандумы, а также для сотрудников о вторжениях, прогулах, неподобающем поведении и т. д.
Утверждение «начальник всегда прав» не всегда верно. Если его поведение выходит за рамки обязанностей или служебной этики, неравнодушный сотрудник примет меры и сообщит об этом руководителю компании.
Как написать меморандум о взаимопонимании
Меморандумы — это информационно-справочные документы для работодателей о событиях в организации, требующих принятия решения. Если вы сделаете это неправильно, то в случае спора он не будет иметь юридической силы. Из статьи вы узнаете, в каких случаях и как нужно писать эталонный меморандум.
Характеристики служебной записки
Контрольные записки — это записки, адресованные руководителю организации и содержащие информацию о событии, мероприятиях и пр. когда необходимо принять решение (Словарь видов и разновидностей современных управленческих документов, Росархив, Вниидад. 2014¡).
Важно: форма меморандума всегда указывает на конкретное решение по той или иной ситуации. В отличие от меморандума о взаимопонимании, меморандум о взаимопонимании с сотрудником всегда предусматривает вертикальную коммуникацию. Сотрудник — руководителю и т. д. Принцип подчинения может быть нарушен только в том случае, если меморандум директора содержит жалобу сотрудника на непосредственного начальника.
Обратите внимание! Докладная записка является одним из ключевых документов, касающихся внутренних коммуникаций учреждения, и подлежит обязательной регистрации в день подачи в календаре документов. Это требование отражено в документе Росархива от 31 декабря 2003 года «Рекомендации по хранению дел в Учреждении».
В случаях, когда трудовые договоры заключаются в связи с дисциплинарными нарушениями, акт о нарушении является одним из обязательных документов в процедуре. Если работник подает иск в суд после такого увольнения, отчет является весомым аргументом в пользу работодателя.
Читайте другие материалы о процедуре увольнения.
Тип.
Получателем докладной записки всегда является высокопоставленное лицо. Обычно это руководитель подразделения или руководитель организации. Однако докладная может быть передана и от руководителя компании в вышестоящую инстанцию (например, из филиала в головной офис).
В зависимости от получателя документ может быть внешним или внутренним.
В зависимости от содержания различают три типа записок
Чаще всего организации пишут отчеты о работе сотрудников, чтобы сообщить о нарушениях трудовой дисциплины. Причинами могут быть опоздания, прогулы, невыполнение обязанностей, посещение в состоянии алкогольного опьянения или неуважительное поведение. Кроме того, в форме должны содержаться предложения по премированию сотрудников и пожелания по оптимизации рабочих процессов.
Скачать образец докладной записки для сотрудников о нарушении деловой этики можно по ссылке
Как долго будут храниться документы?
Срок хранения зависит от типа меморандума. Это требование утверждено в приказе Росалкогольрегулирования от 20 декабря 2019 года N 236. Обычно он составляет один, три или пять лет, за двумя исключениями.
Инструкции по составлению меморандумов о взаимопонимании
Утвержденного конкретного формата для написания документа нет, но важно учитывать общие рекомендации по оформлению и содержанию документа.
Примечание: Только служебные записки о нарушении трудовой дисциплины имеют официальный статус в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД). Она зарегистрирована под кодом Унифицированной формы 0286041.
Для того чтобы документ имел юридическую силу, он должен быть подготовлен в соответствии со всеми установленными правилами оформления официальных документов. По усмотрению редактора возможны как печатная, так и рукописная формы.
Справка — скачать образец по ссылке
Важно! Внешние отчеты всегда должны быть оформлены на фирменном бланке организации с указанием необходимых реквизитов, информации об исполнителе и контактного телефона.
Требования к содержанию документа
Справки относятся к деловой переписке и должны быть написаны в соответствующем стиле.
Завершающим этапом рассмотрения отчета является резолюция генерального директора, которая, безусловно, станет основанием для принятия определенных мер. В некоторых случаях документ проходит несколько стадий утверждения — от начальника отдела до директора.
Новый полный курс по кадровому делопроизводству включает в себя подробные инструкции по составлению документов, в том числе внутренней переписки