Все деловые и официальные документы компании, официальные письма и служебные запросы должны соответствовать принципам строгости и единообразия. К конкретным государственным стандартам относятся. Ориентиром для управления документами служит ГОСТ Р 7. 0. 97-2016. Эта система остается актуальной по состоянию на 2025 год. Внедрение системы зависит от самой компании.
Все деловые и официальные документы компании, официальные письма и служебные запросы должны соответствовать принципам строгости и единообразия. К конкретным государственным стандартам относятся. Ориентиром для управления документами служит ГОСТ Р 7. 0. 97-2016. Эта система остается актуальной по состоянию на 2025 год. Внедрение системы зависит от самой компании.
Стандарт определяет виды бланков, правила оформления документов, структуру и расположение требований. Положения ГОСТа распространяются как на бумажные, так и на электронные документы.
Основные требования к оформлению документов по ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 сведены в таблицу 1.
Таблица 1. Основные требования к оформлению документов по ГОСТ Р 7. 0. 97-2016
В документах должны использоваться бесплатные шрифты, распространяемые бесплатно (в первой версии стандарта были определены Times New Roman 13 и 14 пунктов — Arial 12 и 13 пунктов — Verdana 12 и 13 пунктов — Calibri 14 пунктов и близкие) Указанием Росстандарта от 14 мая 2018 г. № 244-ст утверждено Изменение № 1 к ГОСТ Р 7. 0. 97-2016, которым удалены сведения о шрифтах.
Рекомендуется использовать шрифты размером №. 12, 13 и 14. При написании таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров (до № 10 и 11).
Местное нормативное законодательство может предписывать выделять отдельные требования и части текста жирным шрифтом.
Курсив и подчеркивание в документах не рекомендуется.
Текст в документах может включать разделы, подразделы, параграфы и пункты, пронумерованные арабскими цифрами. Не рекомендуется использовать текстовые рубрики выше 4-го уровня.
Текст документа может быть представлен в виде таблицы, анкеты или грамматически последовательного текста.
Заголовок текста состоит из предлога «About» («О чем»), который задает вопрос «О чем?». который отвечает на вопрос.
Заголовок текста должен состоять из одного предложения.
Заголовок в тексте оформляется ниже элементов бланка от границ левого поля. В уставах, постановлениях, решениях, приказах и других документах, где обязательные элементы располагаются вертикально, заголовок в тексте пишется выше и по центру основного текста по центру рабочего поля документа.
Если заголовок состоит из нескольких строк, он должен быть напечатан с пробелом между строками. Не ставьте точку в конце заголовка.
Не подчеркивайте заголовки и не заключайте их в кавычки. Они могут быть выделены жирным шрифтом.
Заголовки можно не печатать, если основная часть документа не превышает четырех-пяти строк.
Если ваша компания использует СЭД, для всех документов должен быть создан основной заголовок (краткое содержание документа), который вводится в поля формы ввода документов.
Разделы и подразделы также могут иметь заголовки. Заголовки разделов пишутся с заглавной буквы. Заголовки разделов могут быть написаны с заглавной буквы. Заголовки подразделов преобразуются из прописных в строчные. Заголовки разделов могут быть выделены жирным шрифтом.
Заголовки разделов и подразделов отступают от абзацев или печатаются по центру по всей ширине текста.
Заголовки столбцов и строк таблицы пишутся с заглавной буквы. Подзаголовки пишутся в нижнем регистре. Подзаголовки столбцов и строк грамматически соответствуют заголовкам.
Состав требований к конкретному документу зависит от его вида и типа.
Для организационно-распорядительных документов стандарт устанавливает следующий состав требований
01 — Герб (государственный герб Российской Федерации, герб субъектов Российской Федерации, герб органов местного самоуправления),
05 — наименование организации — создателя документа,
06 — наименование структурных подразделений — автор документа,
07 — должность лица, являющегося автором документа,
08 — Справочные данные организации,
09 — наименование вида документа,
11 — Регистрационный номер документа,
12 — ссылка на регистрационный номер и дату полученного документа,
13 — место составления (публикации) документа,
14 — ограничение доступа к документу,
16-Штамп утверждения документа,
20-Штамп утверждения документа,
30-Маркировка для отправки документа в дело.
Необходимые «подпись» и/или «сигнал об утверждении» должны располагаться на той же странице, что и текст документа. Перенос их на другую страницу документа не допускается (исключение — листы согласования, созданные при наличии более четырех точек согласования).
Линии реквизитов должны быть выровнены по левой границе области реквизитов или центрированы относительно более крупной линии.
Электронный документ подготовлен в соответствии с общими правилами делопроизводства и содержит информацию, необходимую для аналогичных документов на бумажном носителе, за исключением обязательного наличия «Государственного герба Российской Федерации».
Отступ абзацев текста в документе — 1. 25 см.
Полистные элементы печатаются в одну строку, а составляющие их элементы могут быть разделены дополнительными пробелами.
Поскольку каждый лист документа создается с сопровождением или без него, на нем должно быть как минимум следующее пространство.
Текст в документе должен быть напечатан с расстоянием между строками 1-1,5, соответствующим ширине листа (по границам левого и правого полей документа).
Если вы создаете документ, состоящий более чем из двух страниц, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.
Номера страниц должны располагаться по центру верхней границы документа, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
При изготовлении документов, занимающих много листов, на бланке следует оформлять только первый лист.
Допускается составление ведомственных нормативных актов и других многостраничных документов. Номера страниц не обязательно указывать на обложке, но они учитываются при общем подсчете страниц.
Документы могут быть напечатаны на лицевой и оборотной стороне листа. Если документ печатается на обеих сторонах, ширина левого поля на лицевой стороне листа должна быть равна ширине правого поля на оборотной стороне листа.
В тексте документа следует использовать только часто употребляемые термины, аббревиатуры и графические сокращения.
Если в тексте используются термины или сокращения, непонятные читателю, их следует расшифровать при первом же употреблении. Если таких словарей в тексте немного (не более 4), их можно расшифровать в сносках. Если же их больше, рекомендуется создать раздел «Термины и определения» и «Каталог сокращений».
Как бланки, так и электронные документы можно создавать с помощью копирайтеров, табличных процессоров и систем электронного документооборота, позволяющих создавать, отображать и обрабатывать документы в соответствии со стандартными положениями.
Можно использовать электронные копии документов, полученные с помощью сканирования или других методов оцифровки. Электронные копии должны быть разборчивыми, не содержать разворотов страниц и не нарушать нумерацию.
Рекомендуемый формат электронных копий — PDF.
Документооборот: требования к оформлению документов в 2025 году
Действующий новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту на 2025 год — Р 7. 0. 97-2016. Он введен в действие с 7 июля 2018 года и заменил ранее действовавший Р 6. 30-2003. В нем рассказывается, что изменилось и как писать документы по-новому.
Стандарты для делопроизводства применяются в 2025 году
Помимо основных стандартов, в регламент включены правила оформления деловых писем по ГОСТу в 2025 году.
Единого нормативного акта, регулирующего производство документов, не существует. Необходимо учитывать различные нормативные положения.
Утвержденный ГОСТ на оформление документации в 2025 году не является обязательным для коммерческих организаций и имеет отчетность. Организации имеют право устанавливать порядок оформления документации в соответствии с локальными нормативными актами.
Изменения в оформлении документа
Поскольку статус ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 от 2025 года является действующим, учтите изменения, внесенные в правила оформления документа.
Изменение требований.
В связи с действующими новыми требованиями к делопроизводству после 2025 года установлен порядок оформления требований.
Вам может быть полезно: как составлять документы и документооборот по ГОСТ Р 7. 0. 97-2016
Образец для скачивания, бланк справки
В целом, ГОСТ на оформление документов 2022 года обязателен только для государственных и муниципальных учреждений. Частные компании могут разрабатывать собственные стандарты. На какие требования вы будете ориентироваться?