Корпоративная почта — основной инструмент коммуникации в компании «Вышка». Чтобы письменное взаимодействие с коллегами было максимально корректным и эффективным, юридический департамент разработал рекомендации по соблюдению этики в электронных деловых коммуникациях сотрудников. Текст документа опубликован в карточке.
К чему относятся эти рекомендации и какую силу они имеют?
Наши электронные сообщения отражают наше деловое поведение. Соблюдение правил профессиональной коммуникации способствует созданию приятной корпоративной атмосферы и делает общение в Университете приятным и продуктивным. Рекомендации содержат практические советы по соблюдению этических правил профессионального общения, принятых в НИУ ВШЭ.
Они не являются локальным нормативным актом университета. Поэтому их несоблюдение не влечет юридической ответственности, если не нарушены положения закона или локальных нормативных актов НИУ ВШЭ (например, не раскрыты персональные данные или другая информация, ограниченная законом. Это не относится к ненормативной лексике и т. д.).
Однако соблюдение правил важно для эффективной коммуникации и развития корпоративной культуры в университете. Нарушение правил является моральным преступлением и осуждается академическим сообществом.
Что важно помнить при написании письма?
1. всегда пишите письмо, обращайтесь к адресату с уважением и достоинством, будьте добры и поступайте правильно
2. отправляя письма, содержащие конфиденциальную информацию, не используйте слова и выражения, которые могут оскорбить других людей
3. начинайте свое письмо адресату с приветствия и личного обращения.
4. поэтому уважайте свое время и время получателя.
— Составьте вопросную линию, которая четко отражает содержание письма,
— 5. отвечайте на письмо в контексте той же переписки, в которой оно было получено, поддерживая и развивая тему письма со всей предыдущей перепиской. Не отвечайте на новое письмо или письмо с другой темой или без темы.
— Чтобы получить уведомление о сроках отправки ответного письма,
— Составьте текст письма таким образом, чтобы в нем содержалось четкое сообщение, включающее конкретный вопрос или руководство к действию, поскольку это позволит решить проблему. Если вы отправляете письмо, сообщите об этом.
— 4. отвечая на письмо, используйте правило большого пальца, приводя конкретные примеры, делайте «шаг вперед», отвечая на скрытые вопросы, и неоднократно просите уточнить ответы.
5. если вас нет в офисе, воспользуйтесь автоматическим ответом на отсутствие, информирующим вас о сроках, в течение которых вы можете ответить на сообщение.
Как построить письмо?
Используйте профессиональные шрифты и стили оформления. Заглавные буквы допустимы, если соблюдаются правила правописания или необходимо сделать акцент. В противном случае заглавные буквы могут быть восприняты получателем как повышение тона. Для выделения важной информации допустимо использовать жирный, полужирный текст.
Не забудьте подписать письмо и указать свои контактные данные. Подпись ставится под каждым письмом, независимо от типа письма. Функциональный минимум, необходимый в подписи, — это ваши имя, фамилия и отчество, местонахождение, номер телефона и название структурного подразделения. Не используйте в подписи сокращений — это затрудняет последующее обращение к вам адресата. Подписываясь, пишите свое имя в том формате, в котором вы хотите к себе обратиться.
Сколько времени вам требуется, чтобы ответить на письмо?
Не игнорируйте полученные сообщения. Постарайтесь ответить на письмо в течение 24 часов после его получения. Если вам нужно больше времени для подготовки содержательного ответа, сообщите адресату, когда будет отправлен ответ, и соблюдайте эти сроки.
Рекомендуется, чтобы ответ на электронное письмо, требующее принятия решения или утверждения, был сделан в течение 10 рабочих дней, или, по крайней мере, чтобы сообщение было получено и ответ был дан в указанный срок.
Департаменты и службы университета могут устанавливать сроки ответа для обеспечения административной эффективности, в зависимости от специфики деятельности, но не более одного месяца.
Если на письмо невозможно ответить, сообщите об этом отправителю, указав, с кем можно связаться, поскольку подготовка ответа является обязанностью другого сотрудника.
Могу ли я использовать адрес электронной почты компании для личных сообщений?
Да, если такое использование не влияет на качество вашей работы.
Какие правила следует соблюдать при отправке электронных писем?
1. по возможности отправляйте электронные письма в рабочее время. При необходимости используйте настройки отложенной доставки.
2. если к письму добавлено вложение, прокомментируйте письмо, указав его содержание и цель вложения, а также убедитесь, что файл соответствует письму. 2. назовите файл так, чтобы сразу было понятно, что это такое и на что ссылается.
3. перед отправкой письма убедитесь, что все вопросы получателя отвечены, и проверьте, нет ли орфографических, точечных и речевых ошибок. В письме должны быть использованы правильные формулировки.
4. убедитесь, что письмо отправлено правильному адресату.
5. в корреспонденции, касающейся более чем одного человека, в поле «Кому» указывайте только того, кому адресовано письмо. Обратитесь ко всем лицам, участвующим в переписке, указав в письме адресата и добавив дополнительных адресатов.
6. отвечая на переписку, касающуюся нескольких человек, не удаляйте адресатов, которым отправлены ответы, и сохраняйте и/или копируйте других.
7. в поле «Копия» укажите всех заинтересованных в переписке лиц.
8. не используйте раздел «Скрытая копия».
9. не рекламируйте электронное письмо с помощью внешних адресов электронной почты без согласия всех участников
10. если переписка содержит персональные данные других сотрудников университета или студентов, или если вам известно, что сообщения или приложенные к ним документы содержат конфиденциальную информацию и предназначены для использования сотрудниками НИУ ВШЭ, не рекламируйте эти письма лицам, которые их не рекламируют. Не указывайте личные адреса электронной почты сотрудников, участвующих в коммуникациях за пределами НИУ ВШЭ, они не участвуют в коммуникациях или внешние адреса электронной почты.
Как сохранить и использовать электронную почту?
Не удаляйте важные письма. Письма — это документы. При необходимости вы можете вспомнить историю.
Помните, что официальный обмен информацией внутри НИУ ВШЭ через корпоративные сообщения считается формальным способом коммуникации, эквивалентным обмену бумажной информацией.
Участникам переписки запрещается размещать скриншоты страниц с содержанием электронных писем из государственного сектора (в Интернете, социальных сетях, мессенджерах, телеграм-каналах и других открытых источниках).
Правила электронной почты: простые советы для мастеров общения
На электронные письма и сообщения приходится более 50% делового общения между людьми. Бизнес-тренер Евгения Карелина подготовила самые важные рекомендации, которые помогут вам укрепить навыки письменного общения и сделать каждое взаимодействие максимально эффективным.
Деловая электронная почта давно перестала быть инструментом исключительно для офисных работников. Несмотря на то, что мы меньше осознаем это, постоянно возникают ситуации, требующие письменного общения.
Предложения о сотрудничестве, жалобы, претензии, просьбы, приглашения, запросы, благодарности — все это мы уже давно делаем онлайн.
К сожалению, иногда наши письма теряются в потоке входящей почты, и мы так и не получаем ответа. Чтобы этого не произошло с вашими письмами, следуйте следующим важным правилам
Определите цель письма.
Что вы хотите получить от получателя? Если вы можете четко и просто ответить на этот вопрос, вы сможете легко написать его в своем письме. Убедитесь, что цель прослеживается от начала до конца письма.
Также не стоит впихивать в одно письмо слишком много целей. Вы рискуете запутаться и запутать себя и собеседников. Общее правило: одно письмо — одна цель.
Выберите правильный стиль
Самое сложное в электронной почте — правильно выбрать тон. В отличие от устного общения, получатель не видит и не слышит вас. Выражение лица, интонация и другие невербальные сигналы не могут компенсировать слова, поэтому строго придерживайтесь стиля письма, избегайте двусмысленных формулировок и слишком большого количества восклицательных знаков.
10 советов для эффективного общения по электронной почте
Десять советов по эффективному общению по электронной почте, включая ясность, вежливость, использование кнопки ответа и дружелюбие к окружающей среде.
Общение по электронной почте началось в 1971 году, когда Рэй Томлинсон отправил первое письмо самому себе. Спустя более 43 лет после рождения технологии электронной почты каждый день по всему миру отправляются миллиарды писем. В некоторых случаях за день отправляется больше писем, чем встречается людей. Однако, общаясь по электронной почте, мы часто совершаем ошибки, которых следовало бы избегать. Так как же улучшить свою электронную переписку?
Вот 10 советов для эффективного общения по электронной почте.