Как я могу получить документы от клиента, ведь он давно не предоставляет их мне и не отвечает на мои запросы? Однако платежи и счета-фактуры подошли, а документы для налоговой проверки нужно получить в срочном порядке. Возмещение НДС; Я планирую отправить запрос заказным письмом на бланке организации, но не знаю, насколько это будет эффективно.
Обзор того, как написать письмо-анкету
Вступление: объясните мотив или причину вашей просьбы. Вы можете использовать следующий оборот.
～В связи с ~… В связи с… В связи с расхождениями в поведении… Для урегулирования проблем… Из-за несоблюдения сроков…
Основная часть письма: подробно и точно изложите суть вопроса. СЮЖЕТ: …
Пожалуйста, сообщите нам о… Пожалуйста, сообщите нам о… Мы просим вас погасить задолженность… Пожалуйста, предоставьте информацию о… Мы будем благодарны, если вы сможете…
Заключение: При первом обращении к нам мы рекомендуем указывать источник (как компанию, так и продукт), из которого вы получили информацию.
PS: Пожалуйста, предоставьте краткую информацию о вашей компании и выразите пожелание о дальнейшем сотрудничестве.
Если вам нужен ответ к определенному сроку, пожалуйста, укажите это.
Пожалуйста, ответьте как можно скорее — в течение двух дней.
Письма-запросы обычно печатаются на фирменном бланке. Такой же формат используется при отправке электронного письма.
Ответ на письмо-запрос — это обязательное ответное письмо, написанное по существу вопроса и в определенные сроки. В некоторых случаях ответное письмо может быть регламентировано нормативным документом.
В целом письмо-анкета, если оно составлено правильно, может быть очень эффективным способом борьбы с недобросовестным или медленно работающим клиентом или исполнителем. В некоторых случаях такие письма могут стимулировать плодотворное сотрудничество в течение длительного времени и являться приложением или условием коммерческого предложения.
Исследовательское письмо: образцы и принципы оформления
Исследовательское письмо — это разновидность профессионального письма. Запрос направляется партнерам, контрагентам, государственным органам… Иногда его можно пропустить (например, попросить коллегу предоставить какую-то информацию), но в целом такие письма не стоит игнорировать. Хотя бы из соображений соответствия установленным процессам.
Короче говоря, если вы чего-то не знаете или не совсем понимаете, если вам нужна документация или прайс-лист, отправьте письмо-расследование.
Письмо-расследование для уточнения.
Во избежание возможных разногласий просим Вас как можно подробнее объяснить процесс отправки макак-резусов из Северного Вьетнама. Какие виды транспорта используются на каждом этапе, каковы риски для жизни и здоровья особей, каково максимальное расчетное время? Мы с нетерпением ждем ваших ответов».
Напишите письмо в соответствии с указанным образцом и не забывайте о вежливости и деловой этике. В запросе не должно быть угрожающих фраз, крайностей и обещаний пожаловаться в официальные инстанции в случае отсутствия ответа. Изложите просьбу максимально корректно, даже если понятно, что адресат этого не хочет. Если же ответа так и не последует (или получатель откажется предоставить данные), следует прибегнуть к более серьезным мерам. Например, написать письмо с предупреждением.
©2014 Дежур: онлайн-журнал для молодых предпринимателей. Использование материалов «Дежур» допускается только с предварительного согласия редакции.
В каком случае вам пришла в голову эта идея?
Стоит отметить, что в процессе ведения бизнеса возникает необходимость написать запрос на предоставление документации или подготовить ответ на подобную корреспонденцию. Можно назвать несколько наиболее распространенных случаев, в которых создаются подобные письма.
Обоснование причин запроса документации
При запросе информации, в том числе документации, необходимо четко указать причину запроса.
ВАЖНО: Запросы документации без обоснования считаются признаком плохого поведения. Другие подразделения организации имеют право не отвечать на такие запросы.
Например, вы можете обосновать свои причины для предоставления документа следующим образом
Обратите внимание, что причина запроса может быть опущена только в том случае, если она очевидна (например, если запрос котировок отправляется по шаблону). В других случаях может потребоваться подробное изложение причины запроса, чтобы у другой стороны не оставалось сомнений.
Как составить — пошаговая инструкция
Как написать письмо с просьбой о предоставлении информации, представлено в виде пошаговой инструкции.
Как пишутся ответы?
На каждый запрос должен быть получен ответ. Существует два типа ответов на анкету
Поэтому для наглядности порядок написания ответов на запрос документа можно обозначить в виде следующей инструкции.
В случае отрицательного ответа будет указано следующее
Варианты положительных ответов
Корреспонденцию направляйте генеральному директору ООО «Акварель
г. Москва, ул. Ломоносова, д. 32 ООО «Эстель
(095) 961-11-58, факс. (095) 967-13-55 Алексеев И. И.
ОКПО 2835478, ОГРН 1123543647567.
На Ваш запрос. 01-11/323 от 25 ноября 2016 г. о предоставлении прайс-листа на новый ассортимент декоративной косметики, в Ваш адрес будет направлен уточненный прайс-лист (копия прилагается).
Иордан С.Н. «Акварель», генеральный директор ООО.
Вариант отказа контрагенту.
Генеральный директор ООО «Виктория».
__8__ л Приложение. Санкт-Петербург, ул. Пушкина, д. 12 ООО «Эклат».
Телефон (095) 966-15-67, факс. (095) 467-19-11 Погожемский С. И.
ОКПО 245637, ОГРН 112734748595.
В ответ на Ваш запрос от 15 сентября 2017 г. 01-20/21 о предоставлении технической карты на мебель, сообщаем, что ООО «Виктория» отказывается предоставить данный документ, так как он является коммерческой тайной.
Генеральный директор ООО «Виктория» Иванов С.А.
В заключение следует подчеркнуть, что при подготовке письма-запроса необходимо соблюдать все правила профессиональной переписки и следить за тем, чтобы текст был сформулирован максимально четко и без грамматических ошибок.
Как направить запрос в Федеральную службу безопасности и Министерство внутренних дел и получить ответ?
Хотите получить копию документа из архива Федеральной службы безопасности или Министерства внутренних дел? Екатерина Новикова, исполнительный директор Генеалогического общего исследовательского центра, поделилась советами о том, как создавать более актуальные проекты.
Электронная приемная ФСБ.
Электронная приемная Министерства внутренних дел
Нажмите кнопку «Отправить» и дождитесь подтверждения по электронной почте о том, что ваша заявка принята и вам присвоен идентификационный номер. По этому номеру можно отслеживать статус вашей заявки. Ответ будет отправлен вам по электронной почте или по почте России, в зависимости от выбранного вами способа получения ответа. В любом случае вы получите ответ в течение 30 дней, даже если речь идет о том, что вам необходимо дополнительное время для поиска информации. Это очень удобно. В моей практике он только один раз пропустил такой запрос, и мне пришлось звонить ему, чтобы узнать, когда он сможет ответить.
Почта России».
Если вам удобнее или привычнее отправить письмо на бумаге, воспользуйтесь «Почтой России». Распечатайте текст письма-запроса и документы, подтверждающие родство, и отправьте его по адресу ФСБ или МВД в районе, где предположительно произошел инцидент.
Через две недели после отправки письма желательно позвонить в офис получателя и уточнить, пришло ли письмо в офис получателя, какой номер входящего сообщения был выделен, а также имя и контактные данные исполнителя. По закону ответ должен быть получен в течение 30 дней с момента получения и регистрации письма.
Рекомендуется указывать все контактные данные, номера телефонов и адреса электронной почты в тексте заявления. Если единственным средством связи является адрес, есть риск получить ответ по истечении 30 дней с просьбой предоставить дополнительные документы или информацию. Получение нужной информации затянется еще на месяц.
Какие еще могут быть сюрпризы?
Итак, запрос и соответствующие документы отправлены, запрос получен и находится в работе. Однако в некоторых регионах Российской Федерации Федеральная служба безопасности и Архивная служба МВД требуют не только копии документов, подтверждающих родство, но и копии всех заполненных страниц паспорта, которые должны быть заверены. Чтобы ускорить процесс, можно заранее позвонить в Министерство финансов и попытаться уточнить требования к предоставляемым документам. Если требуются заверенные копии, их следует отправлять только почтой России.
Как я могу найти информацию о своих предках, участвовавших в Первой мировой войне?
Подборка баз данных о героях, беженцах, военнопленных и служащих Российской империи
Удивительно, но можно запросить копии свидетельств о смерти людей, родившихся между 100 и 120 годами назад.
Если дело родственника найдено и имеется полный комплект документов и нет препятствий для получения копий, документы высылаются только «почтой России» и на бумаге, поэтому цифровые копии не ожидаются.
Если по месту отправки запроса информация не найдена, возвращается отрицательный ответ. В некоторых случаях сотрудники архива могут подсказать, где может находиться запрашиваемая информация.