Правила выдачи расчетных листков в 2021 году. Можно ли выдавать их в электронном виде?
Агентствам запрещено отправлять платежные ведомости через мессенджеры
Переход на зарплатный план и систему банковских карт привел к тому, что многие организации перестали выдавать сотрудникам расчетные листки. Неприятность с этим документом — административное нарушение. Рассмотрим, как выдавать расчетные листки в 2021 году, с учетом последних изменений в законодательстве и финансовом учете.
Порядок выдачи расчетных листков сотрудникам в 2021 году
При каждой выплате заработка работникам должен выдаваться расчетный листок. Ведомости могут быть предоставлены в печатном или электронном виде. Если расчетные листки отправляются по электронной почте на личный адрес сотрудника, этот порядок должен быть определен ЛНА (локальным нормативным актом) учреждения.
Федеральный закон не определяет, как именно следует уведомлять сотрудников. Таким образом, работодатель вправе сам решать, в какой форме составлять документацию. Это правило действует и в случае расторжения трудового договора. Записка о приеме на работу выдается в последний день работы, когда производится окончательная выплата заработной платы и других доходов.
Поскольку отпускные не признаются вознаграждением, при переходе в отпуск оформлять расчетную книжку не нужно. Если был выплачен аванс, документация может не составляться, если окончательное начисление за расчетный период еще не произведено.
Для подтверждения события выдачи расчетной ведомости в бланк можно включить специальный отрывной коллапс. Здесь сотрудник ставит свою подпись при получении документа. Как вариант, можно вести отдельный реестр выданных расчетных листков, где сотрудники ставят свои личные подписи.
Формат клиринговых ведомостей.
Официального формата не существует. Он был упразднен в 2013 году. Каждая организация вправе разработать и утвердить собственную документацию в головном порядке (ч. 2 ст. 136 ТК РФ). Главное — определить все необходимые элементы формы.
Если работодатель не утвердил бланк квитанции об оплате труда, не используйте его в документообороте. Выдача таких бланков сверки не будет засчитана, а к организации будут применены штрафные санкции за нарушение законодательства. Если в бланк вносятся изменения, то они должны быть утверждены отдельным приказом. Заверение документа печатью и подписью работодателя не требуется.
ВНИМАНИЕ! Бумажные ваучеры могут быть подготовлены за несколько дней до оплаты и должны быть распространены не позднее расчетной даты. Если средства выдаются по карте, сотрудники должны быть проинформированы об этом не позднее даты перечисления. Если аванс выплачивается только за первую половину месяца, промежуточный расчетный листок составлять не нужно. Квитанции нельзя передавать третьим лицам, так как они содержат персональные данные.