171. дела могут вестись в автоматизированном режиме, обеспечивающем оперативный и многоаспектный поиск и представление (в том числе удаленный доступ) документной информации.
Автоматизированные системы НСА могут базироваться на системах восстановления информации, созданных в текущем делопроизводстве оборудования или устройств ФСИН России. подразделения, архивные типы документов и т.д.).
Основными полями электронной регистрационно-ревизионной карточки (ЭРК) являются: автор (корреспондент), наименование печати документа, дата, индекс документа, заголовок (краткое содержание), резолюция, срок исполнения, [исполнение сигнала, шифр архива).
Поиск информации о документе может осуществляться как по одному полю РКК, так и по комбинации полей.
Поле РКК «Номер номенклатурного дела» является основным элементом поиска при переходе от поисковой информации к уровню документа при поиске на уровне дела.
При наличии электронной номенклатуры документы заносятся в дело и извлекаются из него в автоматизированном режиме.
Если пользователь ищет информацию по номенклатуре дел и ему необходимо перейти к конкретному архивному документу, может быть создана автоматизированная запись об архивном документе, содержащемся в архивном деле.
Основными обязательными поисковыми элементами номенклатуры являются индекс дела, заголовок дела (том, часть), количество дел (том, часть), срок хранения и каталог.
Справочники формируются на основе электронной номенклатуры дел в автоматическом режиме. В качестве «фильтров» для отбора информации используется срок хранения документа (постоянный, временный (более 10 лет), сохранный, персонифицированный).
Электронная опись содержит сведения, необходимые для описания информации на уровне дела. Обязательными требованиями к описанию являются.
Порядковый номер дела (номер дела),
Указание на подлинность (копия),
крайняя дата документа, количество листов в конверте,
Набор электронных каталогов предоставляет информацию о коллекции в целом. Электронные каталоги являются основой для создания автоматизированных каталогов.
Если в традиционных системах НСА тип и вид каталога (например, систематический, тематический, номинальный, по истории учреждений и организаций тюремной службы Российской Федерации) связаны между собой справочной системой, то в автоматизированных системах НСА таким режимом является электронный каталог.
Каталог снабжен ключевыми словами (терминами, обобщенно и кратко характеризующими содержание описательных статей архивного каталога), отражающими тему, место, персону и т.д. Система классификации, представленная в каталоге, позволяет сгруппировать документы в одну или несколько категорий. Поиск информации в соответствии с системой классификации позволяет использовать электронный каталог в качестве систематического, каталог на основе географических названий — в качестве географического и т.д.
В условиях отсутствия автоматической системы регистрации документов в учреждениях и организациях УИС РФ создается база данных (электронный каталог), включающая описание на уровне документа.
Основными элементами, необходимыми для описания электронного каталога, являются: индекс, заголовок, дата события, место события, содержание, название фонда, номер архивного фонда, инвентарный номер, номер архивной папки. , номер листа. Обязательные элементы: название архивного фонда, номер архивного фонда, инвентарный номер, номер архивного дела, номер листа — содержат бухгалтерские атрибуты и могут быть преобразованы автоматизированными системами учета.
По сравнению с традиционными системами НСА, автоматизированные системы НСА обладают широкими возможностями для оперативного и многоаспектного поиска архивных документов. Функции системы ЭАА реализуются через процесс поиска информации, вывода результатов поиска в файловом или печатном виде на экран и создания справочных текстов.
Ключевые слова, характеризующие предмет описания, вводятся в систему в процессе описания или после его завершения. Ключевые слова позволяют пользователям быстро искать информацию на уровне коллекции, каталога, дела и документа.
При поиске информации в полнотекстовых базах данных, содержащих полнотекстовые документы (архивные документы, журналы, книги, статьи законодательных актов), мы предполагаем, что пользователю сначала потребуется обратиться к резюме (введению) и, при необходимости, к его заголовкам переходов по разделам документа. с соответствующим текстом. При необходимости пользователь может сразу же получить копию полного текста документа.
Архивные документы, переданные на постоянное хранение, переносятся в государственное дело вместе с автоматизированной системой НСА.
Наличие обязательных требований в структуре базы данных автоматизированной системы НСА и предоставление информации об этих требованиях обеспечивает совместимость досье фонда ФССП России или автоматизированной системы НСА с государственным Файл.
Информационное наполнение автоматизированной системы НСА состоит из уровня архивного фонда, единицы хранения/файла, ключевых слов архивного документа и содержания статьи описания архивного каталога в рубрикаторе.
Обязательными типовыми ключевыми словами для ведения автоматизированной НСА являются Предмет, Личность и География. При необходимости могут быть созданы другие типы ключевых слов.