Директива по делопроизводству в организации — это региональный нормативный закон, основная задача которого — оптимизировать обработку документов в компании. Директива не входит в число обязательных документов, но ее разрабатывают практически все организации. Государственные органы обязаны разработать руководство по делопроизводству. При составлении директивы учитывается специфика деятельности организации. За основу берутся примерные и стандартизированные инструкции, междисциплинарные нормативные и методические документы.
Инструкции по делопроизводству: особенности составления пенсий
С 1 июля 2018 года введен в действие новый государственный стандарт по оформлению документов ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 «СИБИД. организационно-распорядительные документы. Требования к оформлению документов» [1] (далее — ГОСТ Р 7. 0. 97-2016)). Это отличный повод для принятия локального нормативного акта (ЛНА) по оформлению документов в организации. В данной статье рассматриваются источники информации для создания директив, какие модули могут быть включены в директиву и как можно скорректировать директивы, чтобы сделать их более удобными в использовании.
Несмотря на то что директива по контролю за документами — это ЛНА, не входящий в список обязательных внутренних нормативных документов организаций (за исключением государственных учреждений), ее важность трудно переоценить. Если, конечно, организация дорожит своим имиджем.
Ресурсы для создания инструкций
При подготовке инструкций по делопроизводству необходимо ознакомиться со следующими документами
— Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [2] (далее — МР ФОИВ),
— ГОСТ Р 7. 0. 8-2013 «СИБИД: Управление файлами и архивирование. Термины и определения» (далее — ГОСТ Р 7. 0. 8-2013),
В качестве шаблона рекомендуется использовать ведомственные инструкции. Например, Типовую инструкцию по делопроизводству и архивным операциям в таможенных органах Российской Федерации [3]. Этот документ может быть использован в качестве основы как для содержания, так и для представления информации.
Алгоритм действия приказа.
Ниже приведен алгоритм работы над директивой по управлению схемой.
Один проект директивы — это текст директивы, который секретарь подает на утверждение руководителю организации. Конечно, в каждой организации есть свои полномочия для разных типов документов, но, скорее всего, все будут изучать директиву по делопроизводству. Именно ЛНЭС необходимо использовать в отделениях структуры без исключения.
Согласованный текст директивы по делопроизводству представляется на утверждение генеральному директору.
Позиция в реализации директивы — это не только вопрос утверждения, но и не в последнюю очередь ее полномочия для структурных подразделений. Важно, чтобы директива использовалась повседневно и служила полезным справочником для коллег.
Как согласовать директивы для удобного использования
Утвержденная руководителем инструкция по делопроизводству — результат большой работы, но не только. Теперь нужно скорректировать директивы, чтобы ими было удобнее пользоваться. Для этого файл с инструкциями нужно изменить с помощью MS Word.
Создание.
Если заголовки в учебнике выделены как заголовки (см. меню Style в MS Word), а также Intense или Side Script, то документ будет удобен в использовании. При нажатии Ctrl+F слева открывается навигационное меню, и пользователь просто щелкает по заголовку, чтобы перейти к нужному разделу.
Добавить.
Текстовые гиперссылки, особенно для терминов параграфов и приложений, облегчают пользователям работу вручную. Например, как легко нажать на ссылку «Приложение № 4»? (с помощью гиперссылок), чтобы перейти к приложению № 4 (и заднему — заднему), вместо того чтобы искать его по всему тексту.
Внедрение полнотекстового поиска
Заполненные и утвержденные инструкции по делопроизводству должны быть сохранены в неизменном формате. Например, сохраните файл MS Word в формате PDF. В этом случае будет доступен полнотекстовый поиск, а гиперссылки и заголовки будут работать.
‘PR’ для будущих инструкций.
В первый раз сотрудники почти наверняка легко столкнутся с введением руководства по делопроизводству. Ведь раньше не было никаких правил, а теперь есть целое руководство, по которому каждый может учиться. Это совершенно нормальное явление. В административном смысле принятие нового закона о компании называется организационными изменениями. Организационные изменения не произойдут без сопротивления сотрудников. Главное — набраться терпения: через некоторое время они привыкнут к инструкции и начнут ее использовать. А чтобы это «когда-нибудь» произошло быстрее, можно применить небольшие хитрости, например
— скрывать от всех, что такое LNA разрабатывается, и при каждом удобном случае подчеркивать его необходимость,
— рассказывать коллегам о случаях, когда отсутствие утвержденных правил подготовки документов приводило к негативным последствиям. Руководители не подписывали документы, письма не принимали на регистрацию в канцелярии госорганов, отказывали в заключении важных договоров и т. д. Случаи убытков из-за неправильного ведения учета,
— Спросите своих коллег, что они думают о бюрократии. Если у кого-то есть предложение, это прекрасно. Внимательно выслушайте. Воплощать идеи в жизнь не обязательно. Главное, чтобы редактор чувствовал, что он тоже участвует в работе над директивой. Никто не может сказать ничего плохого о его работе. Кстати, сотрудники часто привозят хорошие идеи из-за границы.
Узнайте больше:
Правила ведения дел: организация работы с документами
Эта статья была опубликована в журнале Секретарь-референт, №. 5 May 2021. Все права защищены. Воспроизведение, дальнейшее распространение, передача или трансляция и публикация статьи с сайта разрешается правообладателем только при обязательной ссылке на печатное издание с указанием названия, номера и года издания.
Серия статей, посвященных разработке руководства по делопроизводству, будет продолжена. В этой статье описывается та часть Директивы, которая должна объяснить основные правила и принципы организации работы с документами в компании.
Раздел «Управление внутренними документами».
Прежде всего, необходимо определить, что такое документооборот (не забудьте включить этот термин и его толкование в раздел «Термины и определения» Руководства по делопроизводству). Важно зафиксировать функции, которые включает в себя этот процесс. Они упоминаются в разделе 3.1 Положения о делопроизводстве. В следующих разделах они будут определены и описаны по очереди.
В следующем разделе описываются принципы документооборота. Они упоминаются в разделе 3.4.1 Методических рекомендаций. Смысл этих принципов не нуждается в подробном объяснении. Предполагается, что следует руководствоваться полным текстом Директивы и самим фактом существования Директивы в организации.
В этом разделе также следует упомянуть, что движение документов в организации осуществляется с помощью SDAT [4], чтобы проиллюстрировать обязанности участников делопроизводственных процессов, связанных с размещением как документов и информацию о них можно найти в SDAT. Если в компаниях принято фиксировать в SDAT как черновики, так и готовые документы, об этом также следует упомянуть.
В конце этого подраздела следует указать, какой документооборот происходит в компании. Традиционно выделяют три потока: входящие документы, исходящие документы и внутренние документы. Руководства по делопроизводству обычно содержат общие правила управления документами из всех потоков.
Текст подраздела «Внутренние документопотоки» раздела «Организация работы с документами» Руководства по делопроизводству приведен в примере 1.
Раздел «Доставка и отправка внутренних документов
В этом подразделе необходимо определить каналы, по которым документы доставляются и отправляются в организацию. Чем шире выбор каналов доставки, тем сложнее сотрудникам отслеживать и учитывать всю входящую почту. В этом разделе также следует указать приемлемые для предприятия способы получения электронной почты. К ним относятся следующие.
— Централизованный (когда все письма направляются в офис сотрудника для регистрации, независимо от того, как они попали в организацию),
— Децентрализованный (когда регистрация входящей почты происходит в структурированных подразделениях).
Вам нужно будет отдельно указать, что делать, если бумажное письмо получено в конце рабочего или в нерабочий день.
Также необходимо определить, кто отвечает за отправку документа. Особое внимание следует уделить бумажной почте. Если почта отправляется из центрального пункта (например, из офиса), необходимо объяснить условия, при которых пересылка почты допустима. Если эти условия не соблюдены, письмо будет возвращено исполнителям, и они будут нести ответственность за любую задержку. Для срочных писем также следует указать, кто и на каких условиях будет заниматься пересылкой.
ВАЖНО В подразделе «Доставка и отправка внутренних документов» Руководства по управлению операциями рассматривается только доставка и отправка почты. Получение, предварительная проверка и последующая работа с полученными письмами здесь не рассматриваются. Этому следует уделить внимание в другом разделе руководства. То же самое относится и к исходящим письмам.
Текст подраздела «Доставка и отправка документов компании» раздела «Организация работы с документами» Руководства приведен в Примере 2.
Подраздел «Учетный контроль документооборота
В этом подразделе необходимо объяснить, как, зачем и с какой целью ежегодно ведется учет объемов документооборота. Этот подраздел нельзя игнорировать, даже если на практике руководителей совсем не интересуют итоговые цифры по входящим и исходящим документам за год. Однако эта информация необходима тем, кто отвечает за работу бюрократических служб. Это практически единственный убедительный аргумент, если офис необходимо «оснастить» новой мебелью, оборудованием или штатными единицами.
Кроме того, здесь следует указать категории документов и отдельно подсчитать их количество. Эта информация может быть очень интересна менеджерам и руководителям компаний, которые ищут направление. Почему? Рассмотрим пример. По данным бухгалтерского учета, 10 % входящих писем оказываются жалобами на качество товара или услуги. Разумеется, это необходимо довести до сведения отдела, отвечающего за качество. Кстати, соотношение количества предложений о сотрудничестве и количества заключенных договоров — тоже интересная информация для оптимизации политики продаж.
Q Существует ли перечень документов, которые должны учитываться отдельно при учете документооборота? Ответ: нет. Каждая организация сама решает, какие категории документов должны учитываться отдельно.
Отчеты об объеме продаж документов составляются в виде простых отчетов. статистических (где автор просто приводит цифры информации) или подробных (где автор делает выводы на основе собранных данных).
Текст «Учет реализации документов» в разделе «Организация работы» Директивы по управлению документацией приведен в Примере 3.
Подраздел «Организация работы с документами структурных подразделений предприятия
В данном подразделе Директивы по управлению документами необходимо пояснить, что в каждом структурном подразделении компании есть сотрудник, ответственный за управление документами. Также необходимо уточнить, что
— Процесс назначения сотрудника бюро,
— процесс организации его работы,
— его функциональные обязанности.
Тексты подраздела «Организация работы с документами структурного подразделения компании» приведены в примере 4 раздела «Организация работы» Директивы по управлению бизнесом.
